新客户接洽清单：保险与房产从业者的资料、确认和交接

记录客户希望解决的问题、期望完成时间、预算范围、沟通语言与方式，以及谁有权作决定。夫妻、企业或信托客户可能涉及不同签字权限；应按业务实际核对，而不是默认联络人能代表所有人。

用易懂语言说明自己的执照、代表关系、可提供的产品或服务范围、费用及相关关系。只代理部分保险公司时，不应把有限报价说成全市场比较；需要其他专业判断时，明确哪个问题由谁回答。

房产代理关系、书面协议、费用和披露时间要求应按州法、适用行业规则及所在机构流程核对。流程清单是工作工具，不能代替所需合同或客户授权。

先了解需要覆盖的人、财产、活动和预算。取得必要的现有保单、声明页及相关批单，核对被保险人、标的、限额、免赔额、责任范围和有效期；声明页通常不能替代完整合同中的除外责任。

比较报价时固定同一风险信息、保额、免赔额和期间，单列可能影响选择的差异。向客户说明更低保费可能对应的自付额、限额或除外变化，并记录客户的优先顺序和最终选择。没有必要为了凑“至少三家”而加入不能实际提供的报价。

申请前请客户核对关键答案。未确认的事实标为待核实，不能猜测、代为隐瞒或把营销描述抄成事实。需要照片、检查或其他资料时，说明用途和提供渠道。

区分报价、申请、binder及正式保单。加州汽车保险指南把quote说明为保费估计，把binder说明为临时保障安排；实际险种和州别条件需核对。不要只凭一封报价邮件告知客户新保障已经生效。

交付时核对实际承保人、被保险人、财产、限额、免赔额、日期和客户选定方案，说明付款、续保、变更及理赔联系人。若要结束旧保障，应先核对新保障的真实生效安排及可能重叠或间断。

买方记录自有资金范围、是否融资、预计持有用途、时间、通勤和房屋功能需求。采用客户明确提出的客观筛选标准，不按种族、原国籍、宗教或其他受保护特征替客户划定社区。

融资买方可了解贷款预批，但CFPB明确预批基于假设，并不是保证贷款。检查文件日期、条件及后续可能要核实的事项。现金买方可按实际交易需要准备适当资金证明，不应机械要求所有客户都取得贷款预批。

介绍贷款人或其他服务方时，说明相关关系，并保留客户比较与选择的空间。涉及抵押贷款交割服务的推荐安排，还需核对RESPA；不能认为客户知道有推荐费就自动合法。

看房及出价阶段记录房产条件、客户反馈、价格依据和拟定条款。将定金、检查、贷款及其他条件的具体截止和后果按实际合同解释，不承诺所有报价都能按通用期限撤回或退回定金。

卖方则先核对权属、拟出售时间、房产资料及适用披露事项，再讨论价格和营销。客户要求隐瞒的问题应交由主管或合适顾问处理，不能把销售目标变成省略重要事实的理由。

为每份请求注明用途、必需字段及提供方式。保险和贷款资料可能包含财务、身份或健康信息，不应为了建一个营销档案就要求客户上传全部证件、税表或账户密码。

FTC建议只收集和保留业务真正需要的信息，限制必要人员访问，并建立保留和安全处置政策。实际法定留档义务应另外核对；不能把“少收资料”解释为销毁必须保留的交易文件。

CRM中可记录联络偏好、事项状态、关键日期和文件位置，避免在自由文本备注中重复完整敏感号码。确认客户同意的沟通和资料分享范围；营销联络与办理交易所必需的通知不能简单混为一种授权。

每次交接让接手人看到当前状态、最新文件版本、客户已作决定、尚缺资料和下一个截止日。不要只写“已联系”或把内部计划当作客户已经同意的结果。

保险交付包包含实际保单、相关批单、付款与关键日期、服务及理赔入口。房产交付包按交易角色和实际流程核对签署文件、交割记录及仍需处理的事项。不要发送一堆文件后就默认客户理解。

请客户用自己的话说明最重要的责任和下一步，例如免赔额、生效日、待补资料或合同截止。发现理解不一致时，用具体文件纠正，并确认最终版本。

跟进时间应结合续保、合同日期、客户偏好和实际需要安排。所谓交割后30天或续保前60天可以是内部服务计划，但不是本文宣称的全国法定期限。

用未完成事项是否按期解决、资料是否反复索取、客户是否理解关键条件来评价接洽质量，不只统计签单数量或转介绍。流程复盘应基于事实，不把客户敏感资料放进公开案例。